प्रिंट पूर्वावलोकन शॉर्टकट कुंजी: यह क्या है और एमएस ऑफिस में इसका उपयोग कैसे करें

प्रिंट पूर्वावलोकन एक मूल्यवान उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को यह देखने की अनुमति देता है कि मुद्रित होने पर दस्तावेज़ कैसा दिखाई देगा, लेआउट, फ़ॉर्मेटिंग और सामग्री में सटीकता सुनिश्चित करता है। मुद्रण के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले एक दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करने से, त्रुटियों से बचने में मदद मिलती है, समय की बचत होती है और बर्बादी कम होती है। Ctrl + P जैसी शॉर्टकट कुंजियों के माध्यम से पहुंच योग्य, यह ओरिएंटेशन, मार्जिन और कॉपी जैसी सेटिंग्स में त्वरित समायोजन सक्षम करता है। यह सुविधा एक्सेल, वर्ड और पीडीएफ व्यूअर्स जैसे विभिन्न अनुप्रयोगों में दक्षता बढ़ाती है। यहां एक गाइड है जो आपको एमएस एक्सेल, वर्ड और पीडीएफ में इस टूल का उपयोग करने में मदद करेगी।

प्रिंट पूर्वावलोकन शॉर्टकट कुंजी क्या है?

छाप पूर्वावलोकन शॉर्टकट कुंजी एक कीबोर्ड कमांड है जो उपयोगकर्ताओं को यह देखने की अनुमति देती है कि मुद्रित होने पर दस्तावेज़ कैसा दिखेगा, वास्तव में इसे प्रिंट किए बिना। यह सुविधा यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि मुद्रण से पहले दस्तावेज़ का लेआउट, स्वरूपण और समग्र स्वरूप सही है, जिससे संभावित रूप से समय और संसाधनों की बचत होती है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के लिए पूर्वावलोकन शॉर्टकट कुंजी प्रिंट करें

Microsoft Excel में, प्रिंट पूर्वावलोकन तक पहुँचने की प्राथमिक शॉर्टकट कुंजी Ctrl + F2 है। यह आदेश सीधे प्रिंट पूर्वावलोकन विंडो खोलता है, यह प्रदर्शित करता है कि मुद्रित होने पर स्प्रेडशीट कैसी दिखाई देगी। उपयोगकर्ता इसके विभिन्न पृष्ठों के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं दस्तावेज़ इस दृष्टि से और मुद्रण कार्य को अंतिम रूप देने से पहले आवश्यक समायोजन करें।

एक्सेल में प्रिंट पूर्वावलोकन का उपयोग करने के चरण:

1. अपने डिवाइस पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल खोलें और वह स्प्रेडशीट खोलें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।
2. आगे बढ़ने से पहले, सुनिश्चित करें कि किसी भी बदलाव को खोने से बचने के लिए आपका काम सहेजा गया है। अपने दस्तावेज़ को शीघ्रता से सहेजने के लिए शॉर्टकट Ctrl + S का उपयोग करें।
3. अपने कीबोर्ड पर Ctrl + F2 दबाएँ। इससे प्रिंट डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा जिसमें पूर्वावलोकन होगा कि मुद्रित होने पर आपकी स्प्रैडशीट कैसी दिखेगी।
4. प्रिंट पूर्वावलोकन विंडो में, आप देख सकते हैं कि आपका दस्तावेज़ कागज़ पर कैसा दिखाई देगा। किसी भी स्वरूपण समस्या या क्षेत्र पर ध्यान दें जिसमें समायोजन की आवश्यकता है।
5. यदि आपकी स्प्रैडशीट में एकाधिक पृष्ठ हैं, तो प्रत्येक पृष्ठ पर स्क्रॉल करने के लिए पूर्वावलोकन विंडो के नीचे तीर का उपयोग करें। आप बॉक्स में एक पेज नंबर भी टाइप कर सकते हैं और उस विशिष्ट पेज पर जाने के लिए एंटर दबा सकते हैं।
6. प्रिंट पूर्वावलोकन इंटरफ़ेस में, सेटिंग्स को संशोधित करें जैसे:
   • प्रतियों की संख्या: प्रतियां बॉक्स में, निर्दिष्ट करें कि आप कितनी प्रतियां मुद्रित करना चाहते हैं।
   • पेज ओरिएंटेशन: अपने कंटेंट लेआउट के आधार पर पोर्ट्रेट और लैंडस्केप ओरिएंटेशन के बीच चयन करें।
   • स्केलिंग विकल्प: मुद्रित पृष्ठ पर अपनी सामग्री को ठीक से फिट करने के लिए यदि आवश्यक हो तो स्केलिंग सेटिंग्स समायोजित करें।
   • प्रिंट क्षेत्र चयन: यदि आप अपनी स्प्रैडशीट का केवल एक विशिष्ट अनुभाग प्रिंट करना चाहते हैं, तो पहले उस क्षेत्र का चयन करें, फिर उसे पेज लेआउट टैब के अंतर्गत प्रिंट क्षेत्र के रूप में सेट करें।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए पूर्वावलोकन शॉर्टकट कुंजी प्रिंट करें

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, उपयोगकर्ता उसी शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करके प्रिंट पूर्वावलोकन सुविधा तक पहुंच सकते हैं एक्सेल: Ctrl + P. यह आदेश एक संवाद बॉक्स खोलता है जिसमें मुद्रण विकल्प और मुद्रित होने के बाद दस्तावेज़ कैसा दिखाई देगा इसका एक दृश्य प्रतिनिधित्व शामिल है।

वर्ड में प्रिंट पूर्वावलोकन का उपयोग करने के चरण:

1. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें और वह दस्तावेज़ खोलें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।
2. अपने दस्तावेज़ में किए गए किसी भी परिवर्तन को सहेजने के लिए Ctrl + S का उपयोग करें।
3. अपने कीबोर्ड पर Ctrl + F2 दबाकर प्रिंट पूर्वावलोकन तक पहुंचें, जो आपके दस्तावेज़ के पूर्वावलोकन के साथ प्रिंट संवाद बॉक्स खोलता है।
4. प्रिंट संवाद का दाहिना भाग प्रदर्शित करता है कि मुद्रित होने पर प्रत्येक पृष्ठ कैसा दिखेगा। फ़ॉर्मेटिंग, छवियों और पाठ संरेखण पर ध्यान दें।
5. अपने दस्तावेज़ के विशिष्ट अनुभागों को करीब से देखने के लिए प्रिंट पूर्वावलोकन विंडो में उपलब्ध ज़ूम विकल्पों का उपयोग करें।
6. यदि आपको पूर्वावलोकन के दौरान त्रुटियाँ या फ़ॉर्मेटिंग समस्याएँ मिलती हैं:
   • प्रिंट संवाद बंद करें और संपादन मोड पर वापस लौटें।
   • आवश्यक समायोजन करें (उदाहरण के लिए, टाइपो को ठीक करना, मार्जिन समायोजित करना)।
   • परिवर्तन करने के बाद चरण 3-6 दोहराएँ।

पीडीएफ फाइल के लिए पूर्वावलोकन शॉर्टकट कुंजी प्रिंट करें

पीडीएफ के साथ काम करते समय फ़ाइलेंचाहे एडोब एक्रोबैट रीडर में हो या अन्य पीडीएफ व्यूअर्स में, यह फ़ंक्शन उपयोगकर्ताओं को यह देखने की अनुमति देता है कि कागज पर लिखने से पहले मुद्रित होने पर उनका पीडीएफ दस्तावेज़ कैसा दिखेगा।

पीडीएफ फाइलों में प्रिंट पूर्वावलोकन का उपयोग करने के चरण:

1. Adobe Acrobat Reader या अपने डिवाइस पर स्थापित कोई अन्य PDF व्यूअर लॉन्च करें।
2. मुद्रण से पहले वह पीडीएफ फ़ाइल खोलें जिसकी आप समीक्षा करना चाहते हैं।
3. Alt + P दबाएँ, जिससे एक प्रिंट संवाद खुलता है जिसमें यह पूर्वावलोकन शामिल होता है कि मुद्रित होने पर आपका दस्तावेज़ कैसा दिखाई देगा।
4. पूर्वावलोकन मोड खोलें जहां इस संवाद का दाहिना भाग दिखाता है कि मुद्रित होने पर आपके पीडीएफ का प्रत्येक पृष्ठ कैसा दिखेगा। सुनिश्चित करें कि सभी तत्व दृश्यमान हैं और सही ढंग से स्वरूपित हैं।
5. यदि पूर्वावलोकन मोड में तत्व कैसे दिखाई देते हैं, इसमें कोई समस्या है (जैसे पाठ काट दिया जाना)

प्रिंटिंग मोड बंद करें और यदि आवश्यक हो तो पीडीएफ संपादक में समायोजन करें (इसके लिए अतिरिक्त की आवश्यकता हो सकती है)। सॉफ़्टवेयर).